1. Informații Generale
Confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal reprezintă una dintre preocupările principale ale CODEX AI SRL, cu sediul în București, CUI 50929706, EUID ROONRC.J2024043625002, Nr. Înmatriculare J2024043625002, înregistrată ca asistent în brokeraj RIS gestionat de ASF, în calitate de operator de date.
Acest document are rolul de a vă informa cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, în contextul utilizării site-ului web și a Platformei Hotelmania.
2. Categoriile de Date cu Caracter Personal Prelucrate
În funcție de interacțiunea cu site-ul sau Platforma, colectăm și prelucrăm următoarele categorii de date:
- Dacă sunteți vizitator sau aplicați pentru acces ("Aplică gratis"): Vom prelucra datele furnizate direct în formularul de contact (Nume companie, Nume persoană de contact, E-mail, Telefon, număr estimat de consultanți, detalii furnizori existenți, mesaje text transmise).
- Dacă sunteți utilizator înregistrat al Platformei (B2B):
- Date ale reprezentanților legali și utilizatorilor alocați (nume, prenume, adrese de e-mail de serviciu, numere de telefon, istoric activitate în platformă).
- Date ale Călătorilor (beneficiari finali ai rezervărilor introduși de către agenție): nume, prenume, gen, vârstă (în special pentru copii), detalii pașaport/CI (dacă sunt cerute de reglementări locale la destinație). Notă: Pentru aceste date introduse, Agenția are rolul de Operator de date, iar Hotelmania are rolul de Imputernicit (Procesator).
3. Scopurile și Temeiurile Prelucrării
Prelucrăm datele cu caracter personal în baza următoarelor temeiuri legale:
- Executarea unui contract sau demersuri precontractuale: Pentru înregistrarea contului, validarea agenției, trimiterea ofertelor de servicii, finalizarea rezervărilor hoteliere către furnizorii de inventar selectați și asistență operațională.
- Îndeplinirea unor obligații legale: Pentru facturare fiscală, raportări financiare către autoritățile fiscale din România, auditări legale și conformarea cu cerințele emise de ASF în calitate de intermediar secundar.
- Interes legitim: Pentru monitorizarea securității rețelei, îmbunătățirea interfeței de utilizare și a performanței platformei, combaterea fraudelor și protejarea drepturilor comerciale ale CODEX AI SRL.
4. Destinatarii Datelor cu Caracter Personal
Pentru a asigura buna funcționare a rezervărilor solicitate, datele cu caracter personal pot fi transmise către:
- Furnizorii de Inventar Hotelier (Bedbanks, DMC locali, Hoteluri): Transmiterea numelor și detaliilor de cazare ale Călătorilor este absolut necesară pentru confirmarea și înregistrarea rezervării la hotel. Mulți dintre acești destinatari pot fi localizați în afara Spațiului Economic European (în funcție de destinația aleasă de călător), caz în care se aplică garanțiile standard de protecție a datelor.
- Furnizori de servicii IT și infrastructură cloud: Găzduire securizată pe servere localizate în Uniunea Europeană.
- Autorități publice: Instanțe, poliție, ANAF sau ASF în condițiile legii, la solicitarea expresă și legală a acestora.
5. Perioada de Retenție a Datelor
Datele cu caracter personal sunt stocate pe o perioadă limitată, necesară realizării scopurilor menționate:
- Datele aferente lead-urilor din formularul de înscriere: 12 luni în cazul în care parteneriatul nu se concretizează prin semnarea unui contract.
- Datele contului B2B și istoricul rezervărilor: pe toată durata contractului, plus un termen de 10 ani de la încheierea exercițiului financiar în care s-a efectuat ultima factură, conform legii contabilității.
6. Drepturile dumneavoastră
În conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR), beneficiați de următoarele drepturi:
- Dreptul de acces: Puteți solicita o confirmare dacă datele dumneavoastră sunt prelucrate și detalii despre această prelucrare.
- Dreptul la rectificare: Puteți cere corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
- Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat"): Puteți cere ștergerea datelor dacă acestea nu mai sunt necesare scopurilor inițiale, dacă v-ați retras acordul sau dacă prelucrarea a fost ilegală (cu excepția datelor necesare pentru conformare legală - ex. facturi).
- Dreptul la restricționarea prelucrării: Puteți limita modul în care prelucrăm datele pe perioada verificării acurateții acestora.
- Dreptul la portabilitatea datelor: Puteți cere transferul datelor într-un format structurat, utilizat în mod curent.
- Dreptul de opoziție: Vă puteți opune prelucrării datelor bazate pe interesul nostru legitim din motive legate de situația dvs. particulară.
Pentru exercitarea acestor drepturi, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail: contact@hotelmania.ro.
De asemenea, aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) cu sediul în B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București.